Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest naturalną czynnością spotykaną w obrocie gospodarczym. Często jest ona skutkiem działań prowadzących do restrukturyzacji grup kapitałowych, czy zmiany formy prawnej prowadzonej działalności. Ze względu sformalizowany charakter i wieloetapowość procesu likwidacji sp. z o.o. konieczne jest ścisłe przestrzeganie regulujących go zasad, zapewniających jego powodzenie i sprawne przeprowadzenie. Poniższy artykuł będzie kompleksowym opisem procedury likwidacji spółki z o.o. od rozwiązania spółki, przez czynności likwidacyjne, aż do momentu wykreślenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Przyczyny rozwiązania spółki

Proces likwidacji spółki z o.o. to proces, którego pierwszym etapem jest wystąpienie okoliczności powodujących rozwiązanie spółki (choć nie każde rozwiązanie spółki oznacza jej likwidację). Może to być zarówno wola wspólników, jak i inne obiektywne okoliczności skutkujące tym, że spółka będzie zmierzała do zakończenia swojej działalności. Przyczyny rozwiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są następujące:

a) przyczyny przewidziane w umowie spółki

Już na etapie sporządzania umowy spółki z o.o., czy w trakcie jej funkcjonowania, wspólnicy mogą wskazać w umowie spółki określone scenariusze, w których spółka zostanie rozwiązana bez konieczności podejmowania dodatkowych działań przez wspólników. Takimi przyczynami określonymi w umowie spółki może być np.: upływ terminu na jaki spółka została zawarta, realizacja określonej inwestycji, uzyskanie finansowania zewnętrznego, odmowa rejestracji patentów i innych praw własności intelektualnej potrzebnych w planowanej przez spółkę działalności, czy nieobecność w spółce wskazanych osób.

b) uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki, stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza

W każdym momencie funkcjonowania spółki wspólnicy mogą podjąć decyzje o jej rozwiązaniu. Z momentem podjęcia takiej uchwały otwiera się likwidacja sp. z o.o. Dla swej ważności uchwała wymaga oddania na nią kwalifikowanej większości dwóch trzecich głosów oraz zaprotokołowania w formie aktu notarialnego. W treści uchwały o rozwiązaniu spółki warto wskazać kto będzie pełnił funkcję likwidatora oraz sposób reprezentacji spółki przez likwidatorów.

c) ogłoszenie upadłości spółki

Spółka ulega rozwiązaniu z momentem ogłoszenia postanowienia o upadłości spółki w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego. Należy mieć na uwadze, że samo złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki nie powoduje rozwiązania spółki.

d) inne przyczyny przewidziane prawem

Są to sytuacje szczególne mające miejsce na przykład przy łączeniu się spółek (to także przykład sytuacji, w której nie będzie prowadzona likwidacja), czy będące sankcją za naruszenie przepisów antymonopolowych.

Etapy likwidacji spółki

Procedura zakończenia działalności spółki w ramach postepowania likwidacyjnego składa się z kilku następujących po sobie etapów:

• zgłoszenie otwarcia likwidacji do rejestru i innych urzędów
• ustanowienia likwidatorów
• sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji
• ogłoszenie otwarcia likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
• czynności likwidacyjne
• zakończenie działalności
• sprawozdanie likwidacyjne
• złożenie wniosku o wykreślenie spółki z KRS

Otwarcie likwidacji

Krok 1 - Zgłoszenie do sądu rejestrowego i innych urzędów

Pierwszym z obowiązków likwidatorów jest zgłoszenie otwarcia likwidacji do sądu rejestrowego, prowadzącego akta rejestrowe spółki. Likwidatorzy mają na to 7 dni od dnia otwarcia likwidacji. Do sądu rejestrowego należy zgłosić otwarcie likwidacji, którego skutkiem będzie dodanie do nazwy spółki oznaczenia: „w likwidacji”, wykreślenie informacji o osobach wchodzących do zarządu spółki, wykreślenie informacji o prokurentach spółki, a także wpisanie danych likwidatorów oraz sposobu reprezentacji spółki przez likwidatorów.

Do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wpis otwarcia likwidacji należy złożyć:

• dokumenty potwierdzające rozwiązanie spółki (wskazujące na wystąpienie przyczyn przewidzianych w umowie spółki, uchwałę wspólników o rozwiązaniu spółki lub orzeczenie sądu będące podstawą do rozwiązania spółki);
• uchwałę o powołaniu likwidatorów wraz z określeniem sposobu reprezentacji spółki przez likwidatorów;
• zgody likwidatorów na pełnienie funkcji wraz ze wskazaniem adresu do doręczeń korespondencji kierowanej do nich przez sąd rejestrowy;
• dowód uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o wpis otwarcia likwidacji oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 350zł.

Każdy likwidator ma prawo i obowiązek dokonania zgłoszenia do sądu rejestrowego. Likwidatorzy w postępowaniu przed sądem rejestrowym mogą udzielić pełnomocnikowi (radcy prawnemu lub adwokatowi) pełnomocnictwa do reprezentacji spółki w postępowaniu przed KRS, wtedy wniosek podpisze i złoży pełnomocnik.

Krok 2 – Likwidatorzy

Likwidatorów wskazuje się w zgłoszeniu o otwarcie likwidacji składanym w sądzie rejestrowym, o czym pisaliśmy w Kroku 1. Funkcje likwidatorów pełnią dawni członkowie zarządu likwidowanej spółki, których mandaty wygasają z momentem rozwiązania spółki. Na mocy uchwały wspólników na to stanowisko mogą zostać powołane osoby spoza grona dawnych członków zarządu. Pełnienie funkcji likwidatora, poza zakresem kompetencji, nie odbiega zbytnio od pełnienia funkcji w zarządzie spółki. Z tego powodu zasada zgodnie z którą, interesy spółki kończą osoby, które wcześniej je prowadziły ma sens i sprawdza się w przypadkach braku konfliktów wspólników. Likwidatorzy uprawnieni są do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji.

Wymogi dla osób chcących zostać likwidatorami są takie same jak dla członków zarządu. Mogą nimi być tylko osoby fizyczne, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, które nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za określone przestępstwa gospodarcze.

Tak samo jak w przypadku członków zarządu, za pełnienie funkcji likwidatora co do zasady należne jest wynagrodzenie, które może być wypłacane przez spółkę na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, umowy o pracę, czy umowy zlecenia (kontrakt menadżerski).

Likwidator ponosi odpowiedzialność za zobowiązania spółki tak samo jak członek zarządu. W przypadku, w którym egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, za jej zobowiązania odpowiadać będą swoim majątkiem solidarnie wszyscy likwidatorzy. Z odpowiedzialności tej mogą się zwolnić tylko jeżeli wykażą, że we właściwym czasie zgłosili wniosek o ogłoszenie spółki, lub że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z winy likwidatorów, czy też, że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości wierzyciel nie poniósł szkody.

Krok 3 - Ogłoszenie otwarcia likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Poza samym zgłoszeniem otwarcia likwidacji do rejestru przedsiębiorców KRS, spółka musi dokonać ogłoszenia otwarcia likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jest to niezwykle istotna czynność, ponieważ w ogłoszeniu tym należy wezwać wszystkich wierzycieli spółki do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia. Okresu tego nie można skrócić.

Wniosek o ogłoszenie otwarcia likwidacji w MSiG powinien być złożony równolegle z wnioskiem o wpis otwarcia likwidacji do KRS. Monitor Sądowy i Gospodarczy jest czasopismem publikowanym przez Ministerstwo Sprawiedliwości, przez co procedura składania wniosków o publikację ogłoszeń jest sformalizowana.

Wniosek o publikację ogłoszenia w MSiG składa się w punktach przyjmowania ogłoszeń, które najczęściej zlokalizowane są w sądach rejestrowych. Wraz z wnioskiem należy złożyć tekst ogłoszenia podpisany przez likwidatorów, nośnik elektroniczny z ogłoszeniem.

W sprawie publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym możliwe jest również reprezentowanie spółki przez profesjonalnego pełnomocnika.

Krok 4 – Czynności likwidacyjne

Likwidatorzy po dopełnieniu stricte formalnych obowiązków, będą mogli przejść do czynności likwidacyjnych, czyli zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki. Likwidatorzy mogą rozpocząć nowe sprawy, rozumiane np.: jako zawieranie nowych umów z kontrahentami, tylko jeżeli prowadzić będą do zakończenia spraw będących w toku, czyli przykładowo zlecić wykonanie przeglądów na kończących się inwestycjach. Właśnie przy czynnościach likwidacyjnych najlepiej widać cel samej likwidacji, którym jest możliwie sprawne zakończenie działalności spółki, tym samym zakres kompetencji likwidatorów jest ograniczony tylko do czynności w tym przedmiocie.

Krok 5 – Czas trwania likwidacji

Nie ma określonego czasu trwania likwidacji spółki z o.o., jest on uzależniony od rozmiaru prowadzonej działalności przez spółkę, stopnia skomplikowania zobowiązań zaciągniętych przez spółkę, czy liczby wierzycieli. Likwidacja trwa aż do wykonania wszystkich czynności likwidacyjnych.

Podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli.

Krok 6 – Bilans likwidacyjny

Do obowiązków likwidatorów należy również sporządzenie bilansu likwidacyjnego, który jest szczególną formą bilansu, do którego przyjmuje się wszystkie składniki aktywów według ich wartości zbywczej. Jest to metoda wskazana wprost w przepisach Kodeksu spółek handlowych, dlatego nie ma możliwość przyjęcia innej, bardziej korzystnej dla wspólników metody wyceny. Bilans likwidacyjny sporządza się na dzień otwarcia likwidacji. Jeżeli likwidacja trwa na przełomie roku, należy sporządzić bilanse na dzień 31 grudnia każdego roku trwania likwidacji. Bilanse te należy składać wspólnikom po zakończeniu każdego roku likwidacji.

Likwidatorzy powinni sporządzić bilans likwidacyjny w terminie 15 dni od dnia otwarcia likwidacji.

Ostatni bilans likwidacyjny sporządza się na dzień poprzedzający podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli.

Krok 7 – Zakończenie działalności

Jak wskazywałem wcześniej, celem postępowania likwidacyjnego jest zakończenie bieżących interesów spółki, sprzedaż majątku spółki i rozliczenie się z wspólnikami spółki z pozostałego majątku spółki.. Co ciekawe, wierzyciele spółki, którzy nie zgłosili swoich wierzytelności w terminie trzymiesięcznym lub nie byli spółce znani, mogą żądać zaspokojenia swoich należności z majątku spółki jeszcze niepodzielonego. Oznacza to, że spółka powinna spłacić swoje długi również wobec tych wierzycieli, który zgłoszą się do spółki po upływie czasu wyznaczanego w ogłoszeniu opublikowanym w MSiG. Granicznym momentem dla możliwości zaspokojenia się wierzycieli z majątku spółki jest podział tego majątku przez wspólników. Podziału pozostałego po likwidacji majątku spółki dokonuje w stosunku do posiadanych przez wspólników udziałów, chyba że w umowie spółki wskazano inne zasady podziału majątku, np. prawo nabycia określonych składników majątku trwałego bezpośrednio przez danego wspólnika. Po zakończeniu działalności przez spółkę i podziale majątku pomiędzy wspólników spółki możliwe jest zamknięcie likwidacji

Zamknięcie likwidacji

Krok 8 – Sprawozdanie likwidacyjne

Sprawozdanie likwidacyjne sporządza się na dzień poprzedzający podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Sprawozdanie to likwidatorzy następnie przedstawiają wspólnikom, którzy powinni je zatwierdzić uchwałą Zgromadzenia Wspólników tym samym zamykając likwidację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Likwidatorzy ogłaszają zatwierdzone sprawozdanie likwidacyjne w siedzibie spółki. Jeżeli poprawnie zwołane przez likwidatorów Zgromadzenie Wspólników nie będzie mogło podjąć uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania likwidacyjnego z powodu braku kworum, uchwała ta nie będzie wymagana do ogłoszenia sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki oraz zgłoszenia zamknięcia likwidacji do sadu rejestrowego i wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców.

Przy zatwierdzeniu sprawozdania likwidacyjnego wspólnicy powinni wyznaczyć osobę, której zostaną oddane na przechowanie księgi i dokumenty rozwiązanej spółki. W przypadku braku takiego wskazania, przechowawcę wyznaczy sąd rejestrowy.

Krok 9 – Zgłoszenie do sądu rejestrowego i innych urzędów rozwiązania spółki

Ostatnim etapem w procesie likwidacji spółki z o.o. jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS. Rozwiązanie spółki następuje z chwilą wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców KRS i od tego momentu możemy mówić o zakończeniu bytu prawnego przez spółkę.

Wraz z wnioskiem o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS należy złożyć następujące dokumenty:

• sprawozdanie likwidacyjne;
• protokół potwierdzający zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego przez zgromadzenie wspólników;
• oświadczenie likwidatorów o ogłoszeniu sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki;
• uchwałę zgromadzenia wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki;
• oświadczenie likwidatorów o braku toczących się postępowań sądowych, administracyjnych, komorniczych oraz o zaspokojeniu wszystkich wierzytelności;
• dowód uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o wpis otwarcia likwidacji oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 400 zł.

Podsumowanie

Z uwagi na daleko idące skutki likwidacji spółki, proces prowadzący do jej wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego jest stosunkowo długi i sformalizowany, co ma zapewniać ochronę wszystkim wierzycielom spółki, a także wypełnienie przez nią wszystkich obowiązków publiczno-prawnych. Jednakże przy braku sytuacji spornych i zobowiązań spółki, proces ten będzie miał charakter czysto formalny, co przy odpowiednim przygotowaniu nie powinno  dostarczać likwidatorom czy wspólnikom likwidowanych spółek większych zmartwień. Dla powodzenia procesu likwidacji niezwykle ważna jest ścisła współpraca ze służbami księgowymi, tak żeby uniknąć błędów przy sporządzaniu bilansów likwidacyjnych, a także ustalić odpowiednie wartości zbywcze poszczególnych składników majątku spółki.

Autor: Franciszek Horała / radca prawny