Zawarcie umowy o prace projektowe to przełomowy krok w realizacji inwestycji budowlanej. Umowa reguluje m.in. prawa i obowiązki stron, a jej właściwe sformułowanie ma kluczowe znaczenie dla przebiegu całego procesu opracowywania projektu i współpracy między inwestorem a projektantem. Czasami jednak pojawiają się okoliczności, które zmuszają stronę do odstąpienia od umowy. W niniejszym artykule omówimy, na co należy zwrócić szczególną uwagę w umowie w kontekście prawa odstąpienia stron.

Czym jest umowa o prace projektowe?

O tym czym charakteryzuje się umowa o prace projektowe szczegółowo pisaliśmy w artykule - Umowa o prace projekotwe - co powinna zawierać (kliknij i czytaj).

W skrócie, umowa powinna zawierać przede wszystkim:

• precyzyjnie określony zakres prac – tj. dokładny opis czynności, które mają zostać wykonane przez biuro projektowe (np. przeprowadzenie wymaganych badań gruntu, pozyskanie mapy do celów projektowych i ewidencyjnych i innych dokumentów niezbędnych do przygotowania dokumentacji projektowej, przygotowanie projektu koncepcyjnego, technicznego i pełnobranżowych projektów wykonawczych, przygotowanie pełnej dokumentacji projektowej dla inwestycji, niezbędnej do uzyskania pozwolenia na budowę, uzyskanie pozwolenia na budowę);
• terminy realizacji – tj. harmonogram, który wskazuje terminy wykonania poszczególnych etapów prac tzw. kamieni milowych, co jest kluczowe w kontekście dalszych działań inwestycyjnych a także umożliwia inwestorowi weryfikację postępu prac i wykrycie ewentualnych opóźnień;
• wynagrodzenie oraz mechanizmy płatnościi rodzaje zabezpieczeń – przeważnie rozliczenie odbywa się wraz z zakończeniem danego etapu i po odbiorze częściowym, gdy wykonane prace są wolne od wad i zaakceptowane przez inwestora. Najczęściej spotykanym zabezpieczeniem prawidłowego wykonania umowy jest zaś zatrzymanie przez inwestora części wynagrodzenia należnego projektantowi;
• obowiązki stron – określenie ról i zakresów odpowiedzialności jest szalenie istotne i pozwala uniknąć nieporozumień w trakcie realizacji projektu. Umowa powinna w jasny sposób wskazywać kto za co odpowiada i jakie są sankcje za naruszenia;
• prawo do odstąpienia – zastrzegane przede wszystkim w celu umożliwienia stronie nienaruszającej postanowień umowy do zakończenia współpracy.

Kiedy można odstąpić od umowy o prace projektowe?

Okoliczności uprawniające strony do odstąpienia powinny być co do zasady wskazane wprost w umowie. Strony w ramach swobody umów mogą samodzielnie określić katalog indywidualnych sytuacji, w których możliwe będzie zakończenie współpracy.

Do najczęściej spotykanych okoliczności upoważniających inwestora do odstąpienia od umowy o prace projektowe zaliczyć można następujące sytuacje:

• projektant nie realizuje umowy zgodnie z harmonogramem, albo w ogóle nie rozpoczął prac;
• projektant przerwał wykonywanie prac bez uzasadnionej przyczyny;
• projektant wykonuje przedmiot umowy w sposób wadliwy, sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa lubz umową;
• projektant nie usunie wad w dokumentacji projektowej w określonym terminie.

Wskazane wyżej przykłady są raczej standardowe i znajdują się w większości umów o prace projektowe – o czym jeszcze warto jednak pomyśleć? Do katalogu uprawniającego inwestora do odstąpienia od umowy można również dodać okoliczności niezwiązane z działaniami lub zaniechaniami projektanta. Jeżeli z różnych przyczyn inwestor obawia się o finansowanie prac, może zastrzec w umowie prawo do odstąpienia na wypadek, gdyby okazało się, że nie posiada środków umożliwiających pełną realizację umowy. Inwestor może również uzależniać realizacjęinwestycji od innych czynników, na które nie ma wpływu. W przypadku grup kapitałowych warto pomyśleć o możliwości odstąpienia na wypadek, gdyby takie decyzje zapadły z wyższego szczebla.

Inwestorzy często decydują się na formułę „projektuj i buduj”, która sprowadza się do tego, że ten sam podmiot odpowiedzialny jest za zaprojektowanie inwestycji oraz następnie jej realizację. Dla niektórych inwestorów bardzo ważne jest, aby po etapie „projektuj”, z różnych przyczyn, mogli odstąpić od umowy i zrezygnować z wybudowania obiektu.

Skupiając się na drugiej stronie umowy, do najczęstszych powodów odstąpienia przez projektanta dochodzi, gdy inwestor opóźnia się z zapłatą danej części umówionego wynagrodzenia bądź nie współpracuje przez co dochodzi do przesunięcia terminów realizacji przedmiotu umowy. Jeżeli umowa o prace projektowe obejmuje również pełnienie przez projektanta nadzoru autorskiego lub rolę inwestora zastępczego, to projektant może chcieć mieć prawo do zakończenia współpracy w przypadku akceptowanej przez inwestora i wykonawcę robót budowlanych realizacji budowy niezgodnie z decyzją pozwolenia na budowę lub z dokumentacją projektową.

Jak skutecznie odstąpić od umowy?

Z uwagi na fakt, że głównym celem stron jest realizacja umowy, to prawo do odstąpienia aktualizuje się przeważnie dopiero w ekstremalnych sytuacjach, gdy inne środki przewidziane umową nie przynoszą rezultatu.

Zazwyczaj prawo do odstąpienia możliwe jest dopiero po wezwaniu drugiej strony do wykonania (zaniechania) konkretnych działań i wyznaczenia jej w tym celu dodatkowego terminu.

Nawet pomimo tego, że umowa może przewidywać kary na wypadek opóźnień i odstąpienia, to z perspektywy inwestora, raczej nie zależy mu na tym, aby wzbogacić się na karach, lecz na tym, by otrzymać dokumentację projektową i pozwolenie na budowę, które umożliwią realizację inwestycji. Dlatego też stopniowanie konsekwencji dla strony niewykonującej umowę jest korzystne dla obu stron, gdyż stwarza doskonałą okazję do poprawy i eliminacji wcześniejszych niedociągnięć.

Jeżeli pomimo dodatkowego wezwania strona w dalszym ciągu nie wykonuje swoich obowiązków, wówczas należy złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy o prace projektowe. Co ważne, takie odstąpienie w przypadku umów o prace projektowe ma przeważnie skutek ex tunc, czyli na przyszłość. Powyższe oznacza, że za część wykonanych i odebranych prac inwestor musi projektantowi zapłacić, przy czym nie jest zobowiązany do zapłaty pełnej kwoty za prace jeszcze nie wykonane, a objęte kosztorysem.

Co jeśli strony nie zastrzegły prawa odstąpienia w umowie?

Umowa o prace projektowe w zakresie opracowania dokumentacji projektowej składa się z elementów umowy o dzieło, gdyż polega na przygotowaniu przez projektanta oznaczonego dzieła – projektu.Jeżeli zatem umowa milczy na temat okoliczności uprawniających strony do zakończenia współpracy, wówczas należy kierować się odpowiednimi przepisami wynikającymi z Kodeksu cywilnego („KC”).

Dla przykładu, art. 631 KC uprawnia inwestora do odstąpienia od umowy w razie, gdyby w sytuacjach przewidzianych przepisami KC (w zakresie wynagrodzenia kosztorysowego i podwyższenia wynagrodzenia) zaszła konieczność znacznego podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego, przy czym inwestorpowinien odstąpić od umowy niezwłocznie i zapłacić projektantowi odpowiednią część umówionego wynagrodzenia. Część ta powinna odzwierciedlać stopień zaawansowania wykonania projektu do dnia odstąpienia oraz uwzględniać stawki i ceny w kosztorysie z pominięciem ich wzrostu, a także przewidzianą w kosztorysie marżę zysku. Po stronie projektanta powstaje natomiast obowiązek wydania projektu w stanie, w którym został wykonany do dnia odstąpienia. Oceniając czy mamy do czynienia ze znacznym podwyższeniem wynagrodzenia, należy brać pod uwagę nie tylko czynniki obiektywne (np.ogólny poziom wynagrodzeń za dzieło danego rodzaju), ale również te subiektywne (np. możliwości finansowe inwestora i opłacalność inwestycji w świetle podwyższonego wynagrodzenia). Omawiany przepis ma na celu ochronę inwestora przed obowiązkiem zapłaty w każdym takim przypadku wynagrodzenia znacznie wyższego, według nowych warunków, niż przewidziano to w chwili zawierania umowy, co z kolei mogłoby stanowić nadużycie prawa po stronie projektanta.

Jeżeli mamy do czynienia z niedochowywaniem terminów przewidzianych harmonogramem określonym w umowie tj. projektant opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, to zgodnie z art. 635 KC, inwestor może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić jeszcze przed upływem terminu do wykonania dzieła. Taka regulacja wprowadza element nadzoru po stronie inwestora i umożliwia weryfikację prawidłowości współpracy w zakresie terminowej realizacji dzieła, co z kolei może zapobiec powstaniu szkody po stronie inwestora. W świetle art. 491 § 1 KC inwestor może żądać naprawienia szkody, jeżeli opóźnienie w rozpoczęciu czy wykonaniu projektu powstało wskutek okoliczności, które obciążają projektanta.

W przypadku, gdy projektant wykonuje projekt w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, inwestor może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu inwestor może od umowy odstąpić albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie projektu innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo projektanta (art. 636§ 1 KC). Co istotne, uprawnienia inwestora przysługują wyłącznie w trakcie wykonywania projektu.

Z drugiej strony, inwestor nie może odmówić zapłaty wynagrodzenia mimo niewykonania dzieła, jeżeli projektant był gotów je wykonać, lecz to z przyczyn dotyczących inwestora nie mógł wykonać umowy (np. brak współdziałania, brak przekazania wytycznych do projektu, pełnomocnictw, niezbędnej dokumentacji). W takim wypadku inwestor może jednak odliczyć to, co projektant oszczędził z powodu niewykonania projektu (art. 639 KC).

Kodeks cywilny porusza też kwestię współpracy stron i obowiązku zaangażowania inwestora w prace projektowe – jeśli do wykonania projektu potrzebne jest współdziałanie inwestora, a tego współdziałania brak, projektant może wyznaczyć inwestorowi odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym jego upływie będzie uprawniony do odstąpienia od umowy (art. 640 KC).

Przepisy przewidują dla inwestora uprawnienie do odstąpienia od umowy w każdej chwili aż do momentu, dopóki projekt nie został ukończony, przy czym w takim przypadku inwestor musi zapłacić projektantowi umówione wynagrodzenie, a może odliczyć jedynie to, co projektant oszczędził z powodu niewykonania dzieła (art. 644 KC). Kluczową przesłanką wynikającą z tego przepisu jest nieukończenieprojektu.

Podsumowanie

Umowa o prace projektowe jest kluczowym dokumentem w procesie inwestycyjnym, który reguluje prawa i obowiązki zarówno inwestora, jak i projektanta. Jej właściwe sformułowanie oraz znajomość procedur związanych z odstąpieniem od umowy mogą znacząco wpłynąć na sukces realizacji projektu. Prawo do odstąpienia od umowy o prace projektowe to bardzo ważne uprawnienie stron, które  może wynikać z różnych okoliczności i powinno być dopasowane do indywidualnych potrzeb inwestora i projektanta. Dobrze skonstruowana umowa oraz starannie przygotowana dokumentacja pomogą w ochronie interesów stron.

W przypadku pytań dotyczących zawierania umów, odstąpienia od nich lub innych aspektów związanych z nieruchomościami i procesem inwestycyjno-budowlanym, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy. Specjaliści z naszej kancelarii mogą zapewnić fachowe wsparcie oraz pomoc w zrozumieniu skomplikowanych przepisów na każdym etapie inwestycji.

Autor:

Adrianna Janicka

Agata Pawlak-Jaszczak