Kiedy inwestor planuje realizować przedsięwzięcie budowlane – wszystko jedno czy mowa o obiekcie na własne potrzeby czy na wynajem – musi liczyć się z tym, że bardzo ważnym etapem realizacji inwestycji jest wybór odpowiedniej pracowni architektonicznej, która zaprojektuje zamierzenie zgodnie z wytycznymi i wymaganiami inwestora oraz sporządzi dokumentację projektową niezbędną dla uzyskania pozwolenia na budowę. Co powinno znaleźć się w umowie o prace projektowe? W jakiej formie powinna zostać zawarta? Na co inwestor powinien zwrócić szczególną uwagę? Na te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym artykule opisując najważniejsze zagadnienia jakie obejmować powinna umowa.

Umowa o prace projektowe – umowa o dzieło, zlecenia czy świadczenia usług?
W przeciwieństwie do umowy zlecenia czy umowy o dzieło, w Kodeksie cywilnym nie znajdziemy odrębnych przepisów dotyczących wyłącznie umowy o prace projektowe, gdyż stanowi ona tzw. „umowę nienazwaną” i jej cechą charakterystyczną jest to, iż łączy w sobie kilka rodzajów umów.

W części związanej z wykonaniem dokumentacji projektowej umowa o prace projektowe stanowi umowę o dzieło, w zakresie reprezentacji inwestora w postępowaniach administracyjnych – umowę zlecenia, zaś w aspekcie związanym ze sprawowaniem nadzoru autorskiego – umowę o świadczenie usług. Co ważne, w zakresie postanowień związanych z prawami autorskimi zastosowanie będą miały również przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Powyższe sprawia, iż dla inwestora niezwykle ważne jest, aby odpowiednio rozróżnić i doprecyzować poszczególne obowiązki ciążące na wykonawcy, co często nie jest łatwym zadaniem.

Preambuła
Dobrą praktyką jest zawarcie w umowie krótkiej preambuły, w której strony określą cel zawarcia umowy o prace projektowe oraz złożą wobec siebie stosowne oświadczenia. W preambule warto również zdefiniować pojęcia, które będą wielokrotnie używane w dalszej części umowy. Dzięki temu na etapie wykonywania umowy nie będzie wątpliwości co do poszczególnych jej postanowień.

Przedmiot umowy
Najważniejszym i zarazem podstawowym elementem umowy o prace projektowej jest określenie jej przedmiotu. Co do zasady, przedmiot umowy powinien obejmować świadczenie przez wykonawcę usług projektowych i okołoprojektowych w procesie inwestycyjno-budowlanym mających na celu powstanie danej inwestycji, zgodnie z wytycznymi inwestora, polegających na przykład na wykonaniu pełnej dokumentacji projektowej niezbędnej do uzyskania pozwolenia na budowę , reprezentowaniu inwestora w postępowaniach administracyjnych związanych z inwestycją, przeniesieniu majątkowych praw autorskich do dokumentacji projektowej na rzecz inwestora, pełnieniu nadzoru autorskiego i udziału w bieżących spotkaniach i konsultacjach dotyczących procesu projektowania. Dodatkowo strony mogą przewidzieć w umowie inne obowiązki leżące po stronie wykonawcy np. udział w procedurze i uzyskanie pozwolenia na użytkowanie czy udział i doradztwo w wyborze generalnego wykonawcy inwestycji.

Zakres umowy zależy w dużej mierze od ustaleń biznesowych stron umowy. Należy jednak pamiętać, aby możliwie szczegółowo opisać jego zakres, aby w przyszłości uniknąć wątpliwości za jakie czynności odpowiada wykonawca a jakie nie są przedmiotem umowy.

Prawa i obowiązki stron
Aby uniknąć nieporozumień między stronami w trakcie wykonywania umowy istotne jest również dokładne określenie praw i obowiązków zarówno inwestora, jak i wykonawcy. Ich zakres powinien być każdorazowo dostosowany do oczekiwań stron i zakresu przedmiotu umowy, niemniej jednak można wskazać ogólne obowiązki ciążące na poszczególnych stronach.

Inwestor może być zobowiązany przede wszystkim do niezbędnego współdziałania z wykonawcą w celu wykonania umowy poprzez przykładowo dostarczenie wytycznych, informacji i dokumentów związanych z inwestycją oraz co ważne dla drugiej strony umowy, terminowego regulowania należności z tytułu wynagrodzenia należnego wykonawcy.

Z kolei po stronie wykonawcy zobowiązania powinny obejmować w szczególności terminowe i należyte wykonanie przedmiotu umowy, kwestie związane z prowadzeniem procedury administracyjnej przed właściwymi organami, obowiązek informowania inwestora o przeszkodach uniemożliwiających lub utrudniających wykonanie przedmiotu umowy czy obowiązek zgłoszenia inwestorowi konieczności wykonania prac dodatkowych. W tym miejscu warto również określić czy i na jakich zasadach wykonawca może korzystać z podwykonawców oraz upewnić się, że wykonawca posiada odpowiednie ubezpieczenie od wszelkich szkód i ryzyk, które mogą zaistnieć w związku z realizacją umowy.

Nie można zapomnieć o kwestii związanej z przeniesieniem majątkowych praw autorskich do dokumentacji projektowej i prawa do wykonywania praw zależnych. Szczególnie ważne są postanowienia wskazujące sposób i moment ich przeniesienia, ewentualne ograniczenia, pola eksploatacji, uprawnienia inwestora związane z przejściem majątkowych praw autorskich (np. możliwość przeniesienia na osoby trzecie).

Harmonogramy i terminy
Częstą praktyką jest określenie wiążących strony terminów w formie harmonogramu stanowiącego załącznik do umowy. Harmonogram powinien przewidywać nie tylko termin rozpoczęcia i zakończenia prac projektowych, ale również tzw. „kamienie milowe”, które ułatwiają stronom, a szczególnie inwestorowi, kontrolę i weryfikację prawidłowego przebiegu wykonania umowy.

W umowie o prace projektowe powinny być również uregulowane kwestie związane z odbiorem przedmiotu umowy. W zależności od ustaleń stron, harmonogram może przewidywać odbiory częściowe, bądź jedynie odbiór końcowy. Każdorazowe przekazanie dokumentacji projektowej, bądź jakiejkolwiek jej części powinno zostać potwierdzone przez strony podpisanym protokołem zdawczo – odbiorczym, który będzie stanowić podstawę do rozliczenia wynagrodzenia. Protokół powinien uwzględniać również wykaz ewentualnych wad i terminów na ich usunięcie.

W umowie należy również wskazać, w jaki sposób, w jakiej formie i w jakiej ilości egzemplarzy zostanie wydana inwestorowi dokumentacja projektowa.

 W tym miejscu powinny się również znaleźć postanowienia dotyczące odpowiedzialności wykonawcy za zawinione i niezależne od niego opóźnienia/zwłokę w wykonaniu prac, które często powiązane są z sankcją w formie kary umownej.

Wynagrodzenie
Strony mają możliwość dowolnego określenia metody rozliczenia. Najczęściej wybierane warianty to wynagrodzenie ryczałtowe bądź kosztorysowe. Przeważnie wynagrodzenie za wykonywanie nadzoru autorskiego rozliczane jest według odrębnej wyceny i nie zawiera się w wynagrodzeniu z tytułu przygotowania dokumentacji projektowej.

Rozliczenie wynagrodzenia może być uzależnione od realizacji poszczególnych etapów przedmiotu umowy zgodnie z harmonogramem wykonania prac projektowych i określone w odrębnym załączniku przedstawiającym harmonogram płatności. Często inwestor uprawniony jest do zatrzymania określonego procentu wynagrodzenia, który rozliczany jest z wykonawcą po upływie okresów gwarancyjnych. Rozwiązanie to ma na celu zabezpieczyć inwestora na wypadek pojawienia się wad lub usterek w przedmiocie umowy i zmotywować wykonawcę do ich niezwłocznego usunięcia.

Kary umowne
W celu zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy inwestor może zastrzec kary umowne, które najczęściej związane są ze zwłoką wykonawcy w rozpoczęciu lub realizacji przedmiotu umowy, zwłoką wykonawcy w usuwaniu wad, naruszeniem przez wykonawcę postanowień umowy, bądź odstąpieniem przez inwestora od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. W postanowieniach związanych z karami umownymi należy pamiętać o uprawnieniu inwestora do potrącania wierzytelności z tytułu zapłaty kar umownych z wierzytelnościami wykonawcy wynikającymi z umowy (w tym zwłaszcza z wierzytelnością o zapłatę wynagrodzenia).

Odpowiedzialność za wady
Wraz z odbiorem końcowym przedmiotu umowy inwestor nabywa uprawnienia z tytułu rękojmi za wady oraz przeważnie dodatkowo udzielanej przez wykonawcę gwarancji jakości. W umowie należy określić terminy i procedurę związane z usuwaniem wad, ewentualne uprawnienie inwestora do zlecenia usunięcia wad osobie trzeciej na koszt i ryzyko wykonawcy oraz okres odpowiedzialności z tytułu rękojmi i gwarancji.
 
Nadzór autorski
Co do zasady, nieodłącznym elementem umowy o prace projektowe jest również określenie zasad pełnienia przez wykonawcę zadań związanych z nadzorem autorskim w toku realizacji inwestycji. Strony mogą zawrzeć konkretne postanowienia w umowie głównej bądź wskazać szczegółowy zakres obowiązków wykonawcy w ramach nadzoru autorskiego w odrębnej umowie bazując na ogólnych założeniach ujętych w umowie o prace projektowe.

Odstąpienie od umowy
Umowa powinna przewidywać okoliczności uprawniające strony do odstąpienia od umowy.

Najczęściej inwestor uprawniony jest do odstąpienia od umowy, gdy wykonawca bez uzasadnionej przyczyny nie przystąpił do wykonania prac określonych harmonogramem, jest w zwłoce z zakończeniem prac danego etapu o określoną liczbę dni, przerwał wykonywanie prac bez uzasadnionej przyczyny, wykonuje przedmiot umowy w sposób rażąco wadliwy, sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa albo rażąco sprzeczny z umową, czy też finalnie gdy właściwy organ odmówi wydania decyzji o pozwoleniu na budowę, a odmowa ta będzie wynikać z przyczyn zależnych od wykonawcy.
 
Prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem od dnia odstąpienia co do zasady przysługuje wykonawcy, jeżeli inwestor opóźnia się z zapłatą danej części umówionego wynagrodzenia bądź nie współpracuje przez co dochodzi do przesunięcia terminów realizacji przedmiotu umowy.

Podsumowanie
Planując rozpoczęcie współpracy z pracownią architektoniczną inwestor powinien pamiętać przede wszystkim o tym, aby ustalić najistotniejsze kwestie (zakres umowy – jej przedmiot, termin wykonania przedmiotu umowy, sposób rozliczenia) i zawrzeć umowę przynajmniej w formie pisemnej - ma to istotne znaczenie dla skuteczności postanowień dotyczących przeniesienia autorskich praw majątkowych do dokumentacji projektowej.

Jak wskazano w artykule, umowa o prace projektowe jest zagadnieniem dość obszernym, a jej finalny kształt zależy od wielu czynników związanych z konkretną inwestycją i oczekiwaniami inwestora.  

Autor: Adrianna Janicka