Biuro to dla wielu firm swoista wizytówka. Przedsiębiorcy prześcigają się w pomysłach na aranżację zajmowanych przez siebie wnętrz. Nietypowo poprowadzona ścianka, przeszklenie, openspace, antresola, schody, szatnia, pokój rozrywki, kuchnia czy stołówka, to wszystko można znaleźć w dzisiejszych biurach. Coraz więcej firm, uwzględniając aktualne potrzeby swoich pracowników, oczekuje od właścicieli powierzchni biurowej elastyczności i dopasowania wynajmowanej przestrzeni i usług towarzyszących do indywidualnie określonych standardów, parametrów i oczekiwań związanych z profilem działalności prowadzonej przez najemcę i coraz większych wymagań pracowników.  W związku z tym wynajmujący, czy też deweloperzy, coraz częściej oferują aranżację oferowanej przez siebie powierzchni biurowej według wytycznych lub wręcz projektów najemcy. Do tego wszystkiego dochodzi specyfika ostatnich lat i konieczność pracy i funkcjonowania w formie hybrydowej, częściowo zdalnie. Chcesz biura szytego na Twoją miarę? Umowa BTS albo umowa uwzględniająca wykonanie powierzchni według projektu najemcy daje taką możliwość.

BTS – maksymalizacja komfortu najemcy

Z uwagi na zmieniające się trendy i oczekiwania najemców coraz większą popularność zyskują dedykowane budynki biurowe wybudowane w formule BTS (build to suite) czyli tzw. biura „szyte na miarę” – zaprojektowane i wybudowane od początku według ściśle określonych potrzeb konkretnego najemcy. Firmy poszukując powierzchni biurowej wymagają oryginalnych rozwiązań i uciekają od tradycyjnych „oszklonych czterech ścian”. Kto z nas nie chciałby mieć w biurze zjeżdżalni, pokoju gier, ścianki wspinaczkowej czy ogrodu wertykalnego, a do tego przede wszystkim, aby biuro odpowiadało wymaganiom co do powierzchni, wysokości czy powierzchni położenia na poszczególnych piętrach budynku? 

Dzięki najmie w formule BTS najemcy mają realną możliwość maksymalnego dopasowania powierzchni biurowych do potrzeb firmy i oczekiwań pracowników. Z kolei deweloper ma pewność, że każdy wybudowany metr kwadratowy powierzchni najmu jest przemyślany i dedykowany konkretnemu najemcy, co przekłada się na optymalizacje kosztów realizacji budynku.

Od czego zacząć?

Co do zasady pierwszy etap rozmów najemcy z deweloperem kończy się zawarciem prostego dokumentu zawierającego podstawowe założenia co do współpracy (czasem przybiera on formę oferty przyszłego wynajmującego skierowanej do najemcy, czasem dwustronnie podpisanego dokumentu zwanego listem intencyjnym lub  Head of terms).  Na tym etapie strony zapewniają rezerwację konkretnej powierzchni, potwierdzają wynegocjowaną stawkę czynszu najmu i opłat eksploatacyjnych, deklarują okres najmu, ale też co ważne, wskazują podstawowe parametry przyszłej powierzchni najmu oraz terminy jej realizacji. Można by powiedzieć, iż dokument stanowi core dla przyszłej umowy najmu i punt wyjścia dla dalszych rozmów między Stronami.

Kolejnym krokiem są już negocjacje konkretnych postanowień umowy.

Szukasz prawnika od nieruchomości?

Napisz lub zadzwoń.

 

 

 

Agata Pawlak

radca prawny

 

agata.pawlak@kniw.pl

61 646 84 56

Umowa 2 w 1

Umowy najmu w formule BTS składają się zasadniczo z dwóch części: “deweloperskiej” zawierającej część związaną z budową budynku, w którym znajdować się będą najmowane powierzchnie, o parametrach uzgodnionych indywidualnie z najemcą oraz „standardowej” określającej wzajemne zobowiązania stron najmu obowiązujące je po odebraniu powierzchni przez najemcę. W tzw. części deweloperskiej umowy określone są przede wszystkim wytyczne i założenia przyszłej powierzchni, obowiązki stron na etapie budowy, terminy realizacji poszczególnych etapów prac oraz procedura weryfikacji i odbiorów na potrzeby rozpoczęcia docelowego okresu najmu. Niezmiernie ważnymi postanowieniami takiej umowy z punktu widzenia najemcy są postanowienia dotyczące etapu projektowania obiektu, jego wybudowania lub przystosowania na potrzeby najemcy, możliwości kontroli czasowej i rzeczowej w trakcie tego procesu przez najemcę oraz wydania obiektu w umówionym standardzie, w tym w szczególności procedur weryfikacji przedmiotu umowy.

Projekt przyszłej powierzchni często przygotowywany jest przez wynajmującego, ale przy ścisłej współpracy z najemcą. Zdarza się, że gro tych prac przygotowywanych jest przez samego najemcę, który zobowiązany jest, aby projektowane prace nie przekroczyły zakładanego przez strony budżetu. Najemca powinien zwrócić szczególną uwagę na zapisy dotyczące sposobu przeprowadzania samych prac jak i pomiaru wynajmowanej powierzchni, który zazwyczaj ma miejsce przed przekazaniem powierzchni, a nadto proponowanej, określonej w procentach wysokości dopuszczalnej różnicy między powierzchnią projektowaną, a docelową. Wynajmujący jako profesjonalista podejmujący się realizacji inwestycji powinien zadbać, aby procent ten był jak najniższy tj., aby finalnie powstały obiekt odpowiadał pierwotnym założeniom.

Cały proces realizacji powierzchni, niezależnie od tego w jakim zakresie uczestniczy w nim najemca powinien zostać ubrany w ramy harmonogramu, który wyznaczał będzie nieprzekraczalne terminy wykonania poszczególnych etapów prac.

Część umowy dotycząca budowy zapewniać powinna najemcy nie tylko kontrolę robót, które zostały już zaprojektowane, ale również mechanizmy wprowadzania zmian w takich pracach jeszcze na etapie ich realizacji, czyli tzw. zmian najemcy.

W przypadku umowy w formule BTS niezwykle istotne jest dokładne określenie daty wydania pomieszczeń i sankcji na wypadek opóźnienia. Osobnym punktem w umowie powinny być ustalenia dotyczące przekazania powierzchni i warunków, jakie muszą się spełnić, aby doszło do podpisania protokołu zdawczo – odbiorczego. Ważne również, aby procedury odbioru umożliwiały weryfikację ewentualnych wad lub usterek obiektu. Wady istotne np. istotne odstępstwa od projektów uzasadniać powinny w skrajnych przypadkach możliwość odmowy odbioru obiektu co skutkować powinno sankcjami po stronie wynajmującego (w skrajnych przypadkach włącznie z prawem odstąpienia od umowy przez najemcę) oraz brakiem rozpoczęcia okresu najmu i brakiem obowiązku płatności czynszu po stronie najemcy.

Dalsza część umowy dotyczyć powinna warunków najmu powierzchni już przygotowanej przez wynajmującego, odebranej i zaakceptowanej przez najemcę.

W tej części umowy istotne są - tak jak w każdej innej umowie najmu – postanowienia dotyczące czynszu (jego wysokości, sposobu płatności czy okresów bezczynszowych), okresu najmu, obowiązków stron a zakresie napraw i bieżącej konserwacji przedmiotu najmu czy prawa wypowiedzenia dla obu jej stron. Ważne, aby w takiej umowie strony przewidziały też postanowienia dotyczące rozliczenia nakładów poczynionych na przedmiot umowy w trakcie jej obowiązywania z uwzględnieniem prac dedykowanych dla najemcy, ale wykonanych przez wynajmującego.

Fit – out na miarę

W umowach BTS to najemca przejmuje rolę designera wnętrza i ma prawo do zaaranżowania go według własnego uznania, a finalny projekt opracowany zazwyczaj przez zewnętrzną pracownię architektoniczną stanowi podstawę do przeprowadzenia prac przez wynajmującego. W praktyce najemca wpływa na projekt, a wynajmujący realizuje go w istniejącym budynku lub jeszcze w toku jego realizacji. Elastyczność to największa zaleta umowy BTS, która pozwala na maksymalne dopasowanie powierzchni biurowej do działalności prowadzonej przez najemcę.

Po stronie najemcy wiąże się to oczywiście z koniecznością większego zaangażowania (np. zaangażowania pracowni projektowej, kiedy jeszcze pomieszczenia nie są przedmiotem najmu), jednak nagrodą jest wprowadzenie się do pomieszczeń w pełni odpowiadających jego oczekiwaniom. 

Sprint czy maraton?

Temat związany z umową BTS jest bardzo obszerny, a wyżej poruszone kwestie stanowią zaledwie muśnięcie najistotniejszych aspektów umowy. Nie istnieje modelowy wzór, który można by stosować na rynku najmu powierzchni biurowych, gdyż treść umowy zależy przede wszystkim od oczekiwań stron, a w szczególności wymagań najemcy. Należy mieć również na uwadze fakt, iż w odróżnieniu od zwykłej umowy najmu, zawarcie umowy BTS stanowi dość długotrwały i czasochłonny proces, składający się w dużej mierze z negocjacji warunków współpracy i angażujący wielu doradców i specjalistów, który może potrwać nawet kilka miesięcy.

Jeśli zastanawiasz się nad rozpoczęciem rozmów dotyczących najmu powierzchni biurowej w formule BTS, jesteś w ich trakcie lub masz już zawartą umowę najmu i potrzebujesz wsparcia w jej prawidłowym wykonaniu oferujemy pomoc naszych specjalistów.

Autor:

Adrianna Janicka

Agata Pawlak-Jaszczak