e-Doręczenia – spółki mają czas do 1 kwietnia 2025 r.

Zarejestrowani w KRS mają już tylko kilka dni na założenie skrzynki do e-Doręczeń i wywiązanie się z obowiązku posiadania elektronicznego adresu do doręczeń. Czym są e-Doręczenia i jak założyć skrzynkę do zarządzania elektroniczną korespondencją?

 

e-Doręczenia – kluczowe informacje

 

e-Doręczenie to rozwiązanie pozwalające na elektroniczne nadawanie, odbieranie oraz przechowywanie korespondencji, przede wszystkim z urzędami, w formie elektronicznej. W przeciwieństwie do tradycyjnego e-maila doręczenia takie:

 

  • mają taki sam skutek prawny jak list polecony z potwierdzeniem odbioru,
  • zapewniają jednoznacznąidentyfikację zarówno nadawcy i odbiorcy.

 

Korzystanie z e-Doręczeń jest bezpłatne i usprawnia również kontakt z urzędami. Korespondencję z urzędu odebrać można bezpośrednio na swojej elektronicznej skrzynce odbiorczej (nie jest to dotychczasowa skrzynka e-mail). Następnie można ją przeczytać lub na nią odpowiedzieć w dogodnym momencie (w terminie obowiązującym w danej sprawie), z dowolnego miejsca – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu. Natychmiastowe powiadomienia na tradycyjny adres e-mail poinformują o nowej wiadomości, która pojawi się na skrzynce do doręczeń, umożliwiając bieżące śledzenie statusu korespondencji.

 

Obowiązek posiadania e-Doręczeń

 

  • Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie podmioty zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS – są to zatem głównie spółki - są zobowiązane do posiadania elektronicznego adresu do doręczeń.
  • W przypadku składania wniosku w KRS o rejestrację zmiany przed 1 kwietnia 2025 r., konieczne jest wskazanie posiadania takiego adresu (jeśli już istnieje) lub złożenie wniosku o jego utworzenie na etapie składania wniosku do KRS.
  • W przypadku nieskładania wniosku do KRS w tym czasie, przedsiębiorcy muszą samodzielnie złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych, w sposób wskazany poniżej. Z uwagi na upływ czasu pomiędzy złożeniem wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń a założeniem tego adresu (w praktyce spotkaliśmy się z tym, że trwało to kilkanaście dni), rekomendujemy, aby uczynić to niezwłocznie, bez oczekiwania do końca marca.
  • Od 1 października 2026 r. w przypadku podmiotów które zarejestrowały swoją działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.
  • Od 1 lipca 2025 r. w przypadku, w przypadku dokonywania przez podmioty wskazane w powyższym punkcie zmian we wpisie do CEIDG po 30 czerwca 2025 r.

 

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

 

Wniosek o założenie skrzynki e-Doręczeń

 

Przedstawiamy również krótką instrukcję dotyczącą złożenia wniosku o założenie skrzynki dla podmiotów zarejestrowanych w KRS.

 

Należy:

  • Wejść na stronę: Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń dla firmy - usługi online - Biznes.gov.pl.
  • Kliknąć w pole „Rozpocznij”.
  • Zalogować się, używając np. profilu zaufanego.
  • Wybrać opcję „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”.
  • Wybrać opcjęrejestr KRS.
  • Zaznaczyć, że reprezentacja firmy przez osobę/osoby podpisujące wniosek wynika z KRS (taki wniosek powinien więc być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji spółki ujawnionymi w KRS-ie), w innym przypadku należy dołączyć pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający reprezentację podmiotu.
  • Podać nr KRS spółki, a następnie wypełnić pola odnoszące się do adresu korespondencyjnego (fizycznego, nie elektronicznego).
  • Uzupełnić dane administratora (zgodnie z informacjami zawartymi w poniższym punkcie analizy).
  • Przejść przez kroki dotyczące oświadczeń.
  • Podpisać dokument (np. za pomocą profilu zaufanego).

 

Administrator skrzynki e-Doręczeń

 

W ramach składania wniosku o założenie adresu e-Doręczeń należy wyznaczyć administratora skrzynki do zarządzania elektroniczną korespondencją. Nie musi być to osoba reprezentującaten podmiot. W celu poprawnego złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń, konieczne jest podanie danych administratora:

 

  • imię i nazwisko,
  • numer PESEL (lub w przypadku jego braku – identyfikator nadany przez państwo członkowskie UE do celów identyfikacji trans granicznej, o którym mowa w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/1501 z dnia 8 września 2015 r.),
  • adres e-mail administratora.

 

Więcej informacji na temat elektronicznych adresów do doręczeń znajdą Państwo na oficjalnej stronie rządowej: www.gov.pl/web/e-doreczenia.

 

Jeśli potrzebują Państwo dodatkowych informacji, prosimy o kontakt. Chętnie pomożemy!

 

Autor: Stanisław Gogulski

Kontakt do specjalisty

Michał Wojciechowski

radca prawny

skontaktuj się

Czytaj także:

2025-03-07 10:47:19

Zmiany w podatku od nieruchomości - ostatni dzwonek na weryfikację charakteru obiektów istniejących na nieruchomości

Z początkiem 2025 roku w życie weszły istotne zmiany w przepisach ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, polegające przede wszystkim na wprowadzeniu do ustawy definicji...

 

komentarze (0)

czytaj więcej

2025-02-26 09:48:04

Partycypacja w budowie infrastruktury drogowej – od teraz również finansowa?

Zgodnie z art. 16 Ustawy o drogach publicznych, jeśli budowa lub przebudowa drogi publicznej jest konieczna ze względu na inwestycję niedrogową, to jej realizacja należy do inwestora tej...

 

komentarze (0)

czytaj więcej