Zarejestrowani w KRS mają już tylko kilka dni na założenie skrzynki do e-Doręczeń i wywiązanie się z obowiązku posiadania elektronicznego adresu do doręczeń. Czym są e-Doręczenia i jak założyć skrzynkę do zarządzania elektroniczną korespondencją?

e-Doręczenia – kluczowe informacje

e-Doręczenie to rozwiązanie pozwalające na elektroniczne nadawanie, odbieranie oraz przechowywanie korespondencji, przede wszystkim z urzędami, w formie elektronicznej. W przeciwieństwie do tradycyjnego e-maila doręczenia takie:

• mają taki sam skutek prawny jak list polecony z potwierdzeniem odbioru,
• zapewniają jednoznacznąidentyfikację zarówno nadawcy i odbiorcy.

Korzystanie z e-Doręczeń jest bezpłatne i usprawnia również kontakt z urzędami. Korespondencję z urzędu odebrać można bezpośrednio na swojej elektronicznej skrzynce odbiorczej (nie jest to dotychczasowa skrzynka e-mail). Następnie można ją przeczytać lub na nią odpowiedzieć w dogodnym momencie (w terminie obowiązującym w danej sprawie), z dowolnego miejsca – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu. Natychmiastowe powiadomienia na tradycyjny adres e-mail poinformują o nowej wiadomości, która pojawi się na skrzynce do doręczeń, umożliwiając bieżące śledzenie statusu korespondencji.

Obowiązek posiadania e-Doręczeń

• Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie podmioty zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS – są to zatem głównie spółki - są zobowiązane do posiadania elektronicznego adresu do doręczeń.
• W przypadku składania wniosku w KRS o rejestrację zmiany przed 1 kwietnia 2025 r., konieczne jest wskazanie posiadania takiego adresu (jeśli już istnieje) lub złożenie wniosku o jego utworzenie na etapie składania wniosku do KRS.
• W przypadku nieskładania wniosku do KRS w tym czasie, przedsiębiorcy muszą samodzielnie złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych, w sposób wskazany poniżej. Z uwagi na upływ czasu pomiędzy złożeniem wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń a założeniem tego adresu (w praktyce spotkaliśmy się z tym, że trwało to kilkanaście dni), rekomendujemy, aby uczynić to niezwłocznie, bez oczekiwania do końca marca.
• Od 1 października 2026 r. w przypadku podmiotów które zarejestrowały swoją działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.
• Od 1 lipca 2025 r. w przypadku, w przypadku dokonywania przez podmioty wskazane w powyższym punkcie zmian we wpisie do CEIDG po 30 czerwca 2025 r.

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

Wniosek o założenie skrzynki e-Doręczeń

Przedstawiamy również krótką instrukcję dotyczącą złożenia wniosku o założenie skrzynki dla podmiotów zarejestrowanych w KRS.

Należy:

• Wejść na stronę: Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń dla firmy - usługi online - Biznes.gov.pl.
• Kliknąć w pole „Rozpocznij”.
• Zalogować się, używając np. profilu zaufanego.
• Wybrać opcję „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”.
• Wybrać opcjęrejestr KRS.
• Zaznaczyć, że reprezentacja firmy przez osobę/osoby podpisujące wniosek wynika z KRS (taki wniosek powinien więc być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji spółki ujawnionymi w KRS-ie), w innym przypadku należy dołączyć pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający reprezentację podmiotu.
• Podać nr KRS spółki, a następnie wypełnić pola odnoszące się do adresu korespondencyjnego (fizycznego, nie elektronicznego).
• Uzupełnić dane administratora (zgodnie z informacjami zawartymi w poniższym punkcie analizy).
• Przejść przez kroki dotyczące oświadczeń.
• Podpisać dokument (np. za pomocą profilu zaufanego).

Administrator skrzynki e-Doręczeń

W ramach składania wniosku o założenie adresu e-Doręczeń należy wyznaczyć administratora skrzynki do zarządzania elektroniczną korespondencją. Nie musi być to osoba reprezentującaten podmiot. W celu poprawnego złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń, konieczne jest podanie danych administratora:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL (lub w przypadku jego braku – identyfikator nadany przez państwo członkowskie UE do celów identyfikacji trans granicznej, o którym mowa w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/1501 z dnia 8 września 2015 r.),
• adres e-mail administratora.

Więcej informacji na temat elektronicznych adresów do doręczeń znajdą Państwo na oficjalnej stronie rządowej: www.gov.pl/web/e-doreczenia.

Jeśli potrzebują Państwo dodatkowych informacji, prosimy o kontakt. Chętnie pomożemy!

Autor: Stanisław Gogulski