W toku działalności wielu spółek pojawia się potrzeba zmiany biura na zlokalizowane pod innym adresem, co może wiązać się także ze zmianą siedziby. Jaka jest różnica pomiędzy tymi rodzajami zmian? Jakie dokumenty potrzebne będą do ich przeprowadzenia oraz zgłoszenia do sądu rejestrowego KRS?

Różnica pomiędzy adresem spółki, a siedzibą spółki

Podstawą do wyjaśnia tej kwestii jest wskazanie na różnicę pomiędzy adresem spółki, a siedzibą spółki. Adres spółki to miejsce oznaczone nazwą ulicy, numerem nieruchomości, kodem pocztowym i nazwą miejscowości, w którym spółka lokalizuje centrum swojej aktywności, pod którym odbierana jest korespondencja do niej kierowana. Siedzibą spółki z kolei jest miejscowość wskazana w treści umowy spółki (tj. cała miejscowość, bez bliższego wskazywania miejsca w ramach tej miejscowości).

Zmiana adresu spółki

W przypadku, w którym spółka postanawia przenieść swoje biuro pod inny adres, ale w tej samej miejscowości, która jest jej siedzibą, o ile umowa spółki nie wprowadza szczególnych wymogów, do zmiany potrzebne będzie podjęcie uchwały zarządu (w spółkach kapitałowych) lub odpowiednich wspólników (w spółkach osobowych). Zmiana adresu skuteczna będzie z momentem jej podjęcia, jednak wymaga zgłoszenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, tak żeby ujawniona została w KRS. Podstawą zmiany adresu spółki ujawnionego w rejestrze sądowym będzie oryginał uchwały, którą należy dołączyć do wniosku o wpis zmiany w rejestrze przedsiębiorców. Ponadto, zmianę należy zgłosić do właściwych urzędów na formularzach aktualizacyjnych oraz kontrahentom w celu poprawnego wystawiania faktur, czy kierowania korespondencji.

Zmiana siedziby spółki

Z uwagi na swój charakter i obowiązek wskazania siedziby spółki w treści umowy spółki, przeniesienie siedziby do innej miejscowości wymaga zmiany umowy spółki. W zależności od typu spółki i samej formy zawarcia umowy spółki, jej zmiana wymaga uchwały podjętej przez wspólników w formie zwykłej pisemnej (co do zasady spółka jawna i spółka partnerska) albo w formie aktu notarialnego (spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna). Decyzja w tym zakresie należy więc do wspólników spółek. W przypadku spółek kapitałowych (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna) uchwalona zmiana siedziby będzie skuteczna dopiero z momentem wpisu zmiany umowy spółki do KRS. W przypadku spółek osobowych (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna) zmiana siedziby będzie skuteczna już z momentem zmiany umowy spółki, przy czym i w tych przypadkach istnieje obowiązek zgłoszenia zmiany do KRS. Podstawą zmiany siedziby spółki wskazanej w rejestrze sądowym będzie oryginał dokumentu stanowiącego o zmianie umowy spółki w tym zakresie, który należy dołączyć do wniosku o wpis zmiany w rejestrze przedsiębiorców. Zgłoszenie do sądu rejestrowego zmiany siedziby może skutkować koniecznością przekazania akt rejestrowych spółki do właściwego miejscowo sądu prowadzącego akta KRS. Z uwagi na to, że zmiana siedziby spółki zawsze wiąże się ze zmianą adresu spółki, zmianę należy zgłosić do właściwych urzędów na formularzach aktualizacyjnych oraz kontrahentom w celu poprawnego wystawiania faktur, czy kierowania korespondencji, mając na uwadze wspomniane różnice w momencie wystąpienia skutków zmiany.

Podsumowując wskazuję, że nie każda zmiana adresu firmy wymaga zmiany jej siedziby, jednak przeniesienie siedziby spółki do innej miejscowości zawsze wiązać się będzie z koniecznością zmiany jej umowy spółki i oczywiście koniecznością zmiany adresu spółki.

Autor: Franciszek Horała