Każda jednostka zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości powinna sporządzić i złożyć roczne sprawozdanie finansowe w określonych terminach. Niestety, z różnych powodów proces ten może być utrudniony, a dotrzymanie terminów wręcz niemożliwe. Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie jest poważnym naruszeniem obowiązków podmiotów gospodarczych, które może prowadzić do znaczących konsekwencji prawnych i finansowych. Jak prawidłowo złożyć sprawozdanie finansowe po terminie? Jakie sankcje mogą zostać nałożone na podmiot, który nie dotrzymuje przewidzianych prawem terminów? Czy można uchylić nałożone już na podmiot kary za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?

Jakie spółki muszą składać sprawozdanie finansowe?

Wszystkie podmioty prowadzące pełną księgowość są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego. Pełna księgowość oznacza prowadzenie ewidencji zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Ten obowiązek dotyczy nie tylko spółek handlowych (zarówno osobowych, jak i kapitałowych, w tym tych w organizacji), ale również innych osób prawnych oraz spółek cywilnych.

Istotne jest jednak zrozumienie pewnych ograniczeń tego obowiązku. W przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym oraz spółek cywilnych takiego przedsiębiorstwa i osób fizycznych, obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i sporządzania sprawozdania finansowego pojawia się tylko wtedy, gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczyły równowartość 2 000 000 euro. Dla pozostałych spółek obowiązek ten istnieje niezależnie od wysokości osiągniętego przychodu.

Jakie są terminy na sporządzenie oraz złożenie sprawozdania finansowego?

Spółki działające w Polsce muszą przestrzegać określonych terminów granicznych na przygotowanie, zatwierdzanie i złożenie rocznego sprawozdania finansowego:

• 31 marca – jest to ostateczny termin na sporządzenie sprawozdania finansowego. Spółki mają trzy miesiące na jego przygotowanie licząc od dnia bilansowego. W sytuacji, gdy rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to, że sprawozdanie za dany rok musi być gotowe do końca marca następnego roku.
• 30 czerwca – do tego dnia roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone. Okres zatwierdzenia wynosi sześć miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółek, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, oznacza to, że termin zatwierdzenia sprawozdania za dany rok przypada na 30 czerwca następnego roku.
• 15 lipca – jest to termin na złożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. Na przykład, dla sprawozdań za rok 2023, w przypadku gdy rok obrotowy spółki jest zbieżny z rokiem kalendarzowym, finalny termin złożenia sprawozdania do rejestru to 15 lipca 2024 roku.

Kto odpowiada za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jest składane przez kierownika jednostki do odpowiedniego rejestru sądowego w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. Od 2018 roku obowiązuje regulacja, według której sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) musi być przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej. To sprawozdanie musi być przygotowane zgodnie ze strukturą i formatem, które zostały zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów. Kluczowym elementem procesu jest opatrzenie sprawozdania odpowiednim podpisem. Może to być podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty. Wybór sposobu podpisania zależy od możliwości i preferencji składającego dokument, ale musi on spełniać wymogi prawne dotyczące ważności i autentyczności dokumentu w formie elektronicznej.

Jak złożyć zaległe sprawozdania finansowe do KRS?
W przypadku, gdy spółki nie są w stanie zatwierdzić swojego rocznego sprawozdania finansowego w ustawowym terminie, który wynosi sześć miesięcy od dnia bilansowego (czyli zwykle do 30 czerwca), mają obowiązek złożyć je w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie, powinno zostać złożone w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od upływu tego terminu. Dodatkowo, po jego zatwierdzeniu, trzeba je ponownie złożyć w rejestrze w ciągu kolejnych 15 dni, tym razem już w sposób odpłatny.

Praktyka pokazuje, że często konieczne jest najpierw przesłanie niezatwierdzonego sprawozdania w trybie bezpłatnym, a następnie, po zatwierdzeniu, przesłanie go ponownie, ale w trybie odpłatnym. Aby uniknąć nieporozumień, ważne jest złożenie wniosku Z-30 o wpis wzmianki, odwołując się do art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości i wskazując, że jest to ponowne złożenie sprawozdania. To zapobiega sytuacji, w której referendarz sądowy uznałby wniosek za bezprzedmiotowy, ponieważ wpis wzmianki już wcześniej został dokonany.

Co grozi za niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego?

Za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie grozi m.in. odpowiedzialność karna, karnoskarbowa, a także wykreślenie podmiotu z KRS. Sankcje za niezłożenie sprawozdań finansowych znaleźć możemy zarówno w ustawie o rachunkowości, kodeksie karnym skarbowym, jak i ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, nieterminowe składanie lub brak składania sprawozdań finansowych może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Art. 77 tej ustawy , stanowi, że za naruszenie przepisów grozi kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do 2 lat. Możliwe jest też nałożenie obu tych kar łącznie.

Odpowiedzialność karną przewiduje również art. 79 ustawy o rachunkowości, który zawiera katalog przestępstw przeciwko informacji gospodarczej. Zgodnie z tą regulacją, dopuszczający się przestępstw, podlegają karze grzywny  albo karze ograniczenia wolności. Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność karna na podstawie tego artykułu dotyczy przede wszystkim poszczególnych podmiotów, na których ciążą obowiązki związane z rachunkowością, a w szczególności kierowników jednostek. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, to właśnie kierownik jednostki jest odpowiedzialny za dodatkowe złożenie sprawozdania finansowego we właściwym sądzie.

Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego, grzywna jest wymierzana w tzw. stawkach dziennych. Oznacza to, że sąd określa liczbę stawek dziennych oraz wysokość jednej stawki. W przypadku, gdy Kodeks karny nie przewiduje inaczej, najmniejsza możliwa liczba stawek to 10, a maksymalna to 540.

Odpowiedzialność karnoskarbowa za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie

Zgodnie z art. 80b Kodeksu karnego skarbowego, istnieją konkretne konsekwencje dla podmiotów, które nie przekazują w terminie sprawozdania finansowego właściwemu organowi podatkowemu. Naruszenie tego obowiązku kwalifikuje się jako wykroczenie skarbowe, za które grozi kara grzywny. Wartość tej kary jest kwotowo określona i zależy od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym okresie.

Wysokość grzywny za wykroczenie skarbowe mieści się w przedziale od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia. Od 1 lipca 2023 roku, minimalna kara grzywny to 360 złotych, a maksymalna do 72 000 złotych.

Postępowanie przymuszające

W ramach egzekwowania przestrzegania obowiązków ustawowych przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, sąd rejestrowy ma do dyspozycji procedurę tzw. postępowania przymuszającego, uregulowaną w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym. Ta procedura jest stosowana w sytuacji, gdy sąd rejestrowy zauważy, że wniosek o wpis do KRS lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone w wyznaczonym terminie. W takich przypadkach sąd rejestrowy wzywa zobowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy termin 7 dni na spełnienie tych obowiązków (postępowanie przymuszające).

Jeśli obowiązany nie spełni tego wymogu, sąd może zastosować grzywnę, która jest przewidziana w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego dotyczących egzekucji świadczeń niepieniężnych. W jednym postępowaniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 000 złotych. Jeżeli dwukrotne wymierzenie grzywny okaże się nieskuteczne, suma może być wyższa. Ogólna suma grzywien nałożonych w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 000 000 złotych.

Rozwiązanie podmiotu z urzędu

Mimo wysokich stawek grzywien, nie one są najbardziej dotkliwymi konsekwencjami za niezłożenie rocznego sprawozdania finansowego w terminie. Gdy podmiot nie złoży sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, pomimo wcześniejszych wezwań, uruchomiona może zostać z urzędu procedura rozwiązania podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Proces rozpoczyna się od wszczęcia przez sąd rejestrowy postępowania o rozwiązanie podmiotu z KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Sąd rejestrowy zawiadamia o tym fakcie podmiot wpisany do KRS i wzywa go do przedstawienia dowodów na faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej i posiadanie majątku (z dokładnym wskazaniem jego składników). Podmiot ma na to 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Jeśli w toku postępowania sąd rejestrowy stwierdzi, że podmiot nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności, orzeka wówczas o rozwiązaniu podmiotu i zarządza jego wykreślenie z rejestru.

Jak uniknąć kary za nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego?

Czynny żal za niezłożenie sprawozdania finansowego jest ważnym narzędziem prawno-podatkowym, które może być wykorzystane w sytuacji, gdy podmiot nie dopełnił obowiązku złożenia sprawozdania finansowego. Jest to pisemne zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa, które pozwala na uniknięcie odpowiedzialności karno-skarbowej, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

Aby czynny żal był skuteczny, musi spełniać kryteria określone w ustawie kodeksu karnego skarbowego. Kluczowe jest tutaj, aby niezwłocznie złożyć wszelkie zaległe deklaracje podatkowe oraz uregulować zobowiązania publicznoprawne wraz z należnymi odsetkami. Jest to wymóg, aby móc skorzystać z korzyści, jakie niesie ze sobą instytucja czynnego żalu.

Pismo zawierające czynny żal powinno zawierać szczegółowe uzasadnienie zaistniałej zwłoki oraz opis okoliczności, w jakich doszło do zaniechania obowiązku. Ważne jest, aby wyjaśnić przyczyny i okoliczności, które doprowadziły do popełnienia wykroczenia lub przestępstwa.

Co do formy składania takiego pisma, dokument można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Elektroniczna forma złożenia czynnego żalu jest możliwa poprzez eUrząd Skarbowy lub platformę ePUAP.

Umorzenie grzywny za niezłożenie sprawozdania
W sytuacji, gdy w ramach postępowania przymuszającego została wymierzona grzywna w celu zmuszenia do złożenia odpowiednich dokumentów do sądu rejestrowego, w przypadku, gdy zobowiązany wykona wymaganą czynność lub gdy postępowanie zostanie umorzone, niezapłacone do tego momentu grzywny ulegają umorzeniu.