Spółkę z o.o. co do zasady reprezentuje zarząd. Członkowie zarządu podpisują za spółkę umowy i reprezentują ją przed sądami. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Jeden z nich przewiduje art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.), zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Kiedy stosuje się art. 210 § 1 k.s.h.?

Przepis ten ma na celu ochronę interesu sp. z o.o. na wypadek potencjalnego konfliktu interesów, który może pojawić się przy zawieraniu umowy między spółką a członkiem jej zarządu. Art. 210 § 1 k.s.h. znajdzie zastosowanie niezależnie od tego czy konflikt interesów faktycznie wystąpi. Ustawodawca uznał, że w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występuje ta sama osoba, ryzyko naruszenia interesów spółki jest nieuniknione. Nakazy i zakazy wyrażone w art. 210 § 1 k.s.h. obejmują wszelkie umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu, niezależnie od tego czy są one związane z pełnioną przez niego funkcją.

Kto reprezentuje spółkę w umowach z członkami zarządu?

Spółkę przy zawarciu umowy z członkiem jej zarządu reprezentować może wyłącznie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie można wprowadzić w umowie spółki postanowień, które upoważniały by inny podmiot do zawarcia umowy za spółkę z członkiem zarządu. Nieważne będzie np. postanowienie upoważniające do tego określonego wspólnika.

Rada nadzorcza nie występuje w każdej spółce z o.o. Obowiązek jej ustanowienia mają spółki, w których kapitał zakładowy przekracza 500 000 zł i wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Powołanie rady nadzorczej jest natomiast dobrowolne w spółkach, które nie spełniają tych przesłanek. Nie każda spółka z o.o. ma zatem radę nadzorczą. W takiej spółce jedyną osobą uprawnioną do zawarcia umowy z członkiem zarządu jest pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W spółce, która posiada radę nadzorczą, można powołać dodatkowo pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników. W takiej sytuacji umowy z członkiem zarządu zawierać może zarówno rada nadzorcza, jak i pełnomocnik. Warto w takiej sytuacji określić w umowie spółki albo uchwale wspólników, który z tych podmiotów ma pierwszeństwo. Pozwoli to uniknąć sporów kompetencyjnych oraz przede wszystkim składania sprzecznych oświadczeń czy podejmowania sprzecznych czynności. 

Jaki organ powołuje pełnomocnika sp. z o.o. w umowach z członkami zarządu?

Pełnomocnik spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu może zostać powołany jedynie przez zgromadzenie wspólników. Nie można upoważnić do tego innego organu spółki.

Czy każdorazowo przed zawarciem umowy z członkiem zarządu sp. z o.o. musi powołać nowego pełnomocnika?

Według Sądu Najwyższego pełnomocnictwo dotyczące umów z członkiem zarządu może być rodzajowe albo do zawarcia konkretnej umowy. Dopuszczalne jest zatem udzielenie jednego pełnomocnictwa do zawierania z członkami zarządu umów określonego rodzaju, np. umów o pracę. W takiej sytuacji nie ma konieczności udzielania odrębnego pełnomocnictwa dla każdej umowy o pracę. Pełnomocnik przy zawarciu umowy o pracę będzie mógł powołać się na pełnomocnictwo rodzajowe.

Pełnomocnictwo rodzajowe może zostać udzielone na czas nieokreślony. Upoważnia ono do zawierania wszelkich umów określonego rodzaju aż do momentu odwołania pełnomocnictwa.

Jakie wymogi formalne musi spełnić pełnomocnictwo?

Omawiane pełnomocnictwo może zostać udzielone jedynie w uchwale zgromadzenia wspólników. Z tego względu musi ono spełniać ustawowe wymogi formalne przewidziane dla uchwał tego organu. Oznacza to, że treść pełnomocnictwa musi zostać umieszczona w protokole ze zgromadzenia wspólników. Protokół musi mieć formę pisemną i zostać podpisany przez obecnych na zgromadzeniu albo co najmniej przez przewodniczącego i protokolanta. W literaturze prawniczej panuje spór co do tego, czy forma pisemna pełnomocnictwa jest wystarczająca, jeżeli ustawa zastrzega formę szczególną dla umowy, której to pełnomocnictwo dotyczy. Najbezpieczniej jest zatem umieścić pełnomocnictwo w protokole o identycznej formie szczególnej co umowa, której to pełnomocnictwo ma dotyczyć.

Przykład: Spółka chce umocować pełnomocnika do zawarcia umowy zbycia nieruchomości z członkiem jej zarządu. Umowa tego rodzaju wymaga formy aktu notarialnego. Najlepiej jest w takiej sytuacji udzielić pełnomocnictwa również w formie aktu notarialnego.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika spółki z o.o., ustanowionego w celu zawarcia z członkiem jej zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w S24 (system teleinformatyczny za pośrednictwem którego można m. in. zarejestrować podmiot czy dokonać zmian w już zarejestrowanych spółkach).

Kto może być pełnomocnikiem spółki w umowach z członkiem zarządu?

Wyboru osoby pełnomocnika dokonuje zgromadzenie wspólników. Wśród prawników panuje spór co do tego czy pełnomocnikiem spółki w umowie z członkiem jej zarządu może być inny członek zarządu. Panuje natomiast zgoda co do tego, że niedopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa członkowi zarządu, który ma być stroną umowy. Wobec powyższego najbezpieczniej jest udzielić pełnomocnictwa innej osobie aniżeli członkowie zarządu.

Pełnomocnik spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu nie musi być zatrudniony przez spółkę. Nie podlega on również ujawnieniu w KRS.

Do zawarcia umowy z członkiem zarządu zgromadzenie wspólników może umocować kilku pełnomocników. Mogą oni zostać zobowiązani do łącznego działania. W takiej sytuacji wszyscy pełnomocnicy muszą podpisać umowę w imieniu spółki. W przeciwnym razie umowa będzie nieważna. Można również upoważnić pełnomocników do działania samodzielnego. Wówczas dla skutecznego zawarcia umowy wystarczy podpis jednego z pełnomocników.

Skutki wadliwego udzielenia pełnomocnictwa:

Pełnomocnictwo jest wadliwe, jeżeli zostało udzielone:

• w nieprawidłowej formie,
• nieuprawnionej osobie,
• przez podmiot inny aniżeli zgromadzenie wspólników.

Umowa zawarta przez wadliwie powołanego pełnomocnika jest nieważna. Oznacza to, że nie będzie ona wywoływać skutków prawnych, np. na podstawie nieważnej umowy sprzedaży nie może dojść do przeniesienia własności na kupującego. Wśród prawników panuje spór, czy taką czynność spółka może później potwierdzić i tym samym nadać jej skuteczność. Należy więc pamiętać o wszelkich wymogach związanych z pełnomocnictwem już w momencie jego udzielania. Pozwoli to uniknąć potencjalnych sporów i ryzyka nieważności umowy.

Zawarcie umowy z jedynym członkiem zarządu przez spółkę jednoosobową

Wymóg reprezentowania spółki w umowach z członkiem jej zarządu przez radę nadzorczą albo specjalnego pełnomocnika nie obowiązuje w odniesieniu do spółki jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu.

Czynność prawną między jedynym wspólnikiem (będącym jedynym członkiem zarządu) a spółką jednoosobową za spółkę dokonuje jedyny wspólnik (będący jedynym członkiem zarządu). Dokonuje on więc w takiej sytuacji czynności sam ze sobą. Reprezentuje on spółkę, będąc jednocześnie drugą stroną czynności prawnej.

Czynność prawna między jedynym wspólnikiem (będącym jedynym członkiem zarządu) a spółką jednoosobową musi zostać dokonana w formie aktu notarialnego. Ponadto notariusz ma obowiązek zawiadomić o niej sąd rejestrowy. Wymogu zachowania formy aktu notarialnego nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu systemu S24. Ustawodawca uznał, że dokonywanie czynności w takim systemie teleinformatycznym realizuje funkcję aktu notarialnego, gwarantuje pewność daty czynności i zapewnia ochronę przed antydatowaniem lub modyfikacją treści - stąd też zbędna jest forma aktu notarialnego.

Opisana powyżej czynność prawna dokonana w innej formie aniżeli akt notarialny jest nieważna (chyba że została dokonana poprzez S24). Brak zawiadomienia sądu rejestrowego przez notariusza o dokonaniu tej czynności nie wpływa natomiast na jej ważność.

Powyższe regulacje stosuje się również w odniesieniu do spółki, w której jedyni wspólnicy to jedyny członek jej zarządu i spółka, która posiada własne udziały.

Czy warto skorzystać z pomocy prawnika?

Ustawowe wymogi dotyczące pełnomocnika sp. z o.o. w umowach z członkami zarządu są zawiłe, a orzecznictwo i literatura w tym przedmiocie pozostają niejednolite. Z tego względu warto skorzystać z pomocy prawnika. Wsparcie profesjonalisty pozwoli uniknąć wieloletnich sporów przed sądami oraz stresu z tym związanego.

Autor: Michał Włodarczak