W ostatnich tygodniach wielu z nas zrezygnowało z zawierania umów czy dokonywania czynności w ramach wykonywania umów już zawartych z powodu braku możliwości osobistego spotkania w celu złożenia podpisów pod dokumentami. Mnożą się także obawy co do możliwości zachowania - w stanie ogólnokrajowej kwarantanny - właściwej formy dla zmiany warunków, wypowiedzenia, rozwiązania, czy odstąpienia od umów już zawartych. Czy słusznie rezygnujemy z dokonywania tych czynności tylko z obawy, że nie uda nam się zrobić tego we właściwej formie? Niekoniecznie.

Pandemia zmusiła nas do zmiany wielu naszych zachowań. Z każdym tygodniem coraz lepiej radzimy sobie w nowej sytuacji rodzinnej i biznesowej. Szereg ograniczeń dotyczących możliwości opuszczania domów, swobodnego organizowania spotkań, czy po prostu bezpośredniego kontaktu z naszymi dotychczasowymi klientami lub partnerami biznesowymi, sprawił, że zastąpiliśmy kontakt osobisty narzędziami jakie daje nam technika. Poczta elektroniczna i wideokonferencje stały się podstawowymi narzędziami kontaktu z firmami, instytucjami, jak i kontrahentami, współpracownikami czy klientami. Wciąż jednak nie jesteśmy pewni jak zawierać umowy na tzw. odległość. Obawiamy się ich nieskuteczności czy nieważności, często zupełnie bezzasadnie.

Reguły zawierania umów

Poniższa tabela pokazuje generalne zasady dotyczące form zawarcia umów, ich zmiany, ale też rozwiązania, wypowiedzenia oraz odstąpienia od nich. W dalszej części artykułu opisane zostały szczegóły dotyczące poszczególnych form.  

Zwykła forma pisemna

Wśród form zawierania umów króluje forma zwykła pisemna. Aby skutecznie zawrzeć umowę w zwykłej formie pisemnej wymagane jest złożenie przez strony własnoręcznych podpisów na dokumencie, który zawiera oświadczenia woli. Podpisy te nie muszą jednak zostać złożone na tym samym egzemplarzu umowy, nie muszą być też składane jednocześnie, w obecności wszystkich stron czynności. Warto pamiętać, że forma pisemna zostanie także zachowana, gdy zawierający umowę wymienią się dokumentami, z których każdy obejmie oświadczenie woli jednej strony i jest przez nią podpisany. Zachowanie takiej formy zawarcia umowy wydaje się wobec powyższego nie być aż tak kłopotliwe, jak mogłoby się to wydawać.

Umowa dokumentowa

Stosunkowo nową formą czynności prawnych w polskim prawie cywilnym, a mającą jeszcze niższy poziom sformalizowania niż umowa pisemna, jest tzw. forma dokumentowa. Uwaga - nie wymaga ona własnoręcznego podpisu. Dokumentem może być bowiem jakikolwiek nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią np. e-mail, nagranie głosowe czy sms. Forma dokumentowa zachowana będzie wówczas, gdy składający oświadczenie woli sam utrwali jego treść w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Wprowadzenie formy dokumentowej stworzyło ramy dla funkcjonowania formy w zasadzie już stosowanej przez przedsiębiorców. Jej uregulowanie pozwoliło jednak na zakończenie sporów co do możliwości dokonywania czynności prawnych chociażby w formie sms’owej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Forma ta może zyskać na znaczeniu obecnie, kiedy priorytetem jest ograniczenie osobistego kontaktu. Warto wobec tego pamiętać, że (jeśli tylko dla konkretnej umowy, zmiany do umowy czy innej czynności nie jest zastrzeżona inna forma) umowa może zostać zawarta bez konieczności złożenia własnoręcznego podpisu.

Tylko niezwłoczny sprzeciw neguje postanowienia umowy

W tym nietypowym dla wszystkich okresie warto też pamiętać, że przedsiębiorcy mają możliwość, późniejszego potwierdzenia umów, które zawarte powinny być w formie pisemnej lub w formie dokumentowej. W wypadku, gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania odpowiednio formy pisemnej lub formy dokumentowej (np. ustnie), jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie lub odpowiednio w dokumencie skierowanym do drugiej strony, strony co do zasady wiąże umowa o treści określonej w piśmie lub dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.

Forma elektroniczna

Istnieje jeszcze jedna forma umożliwiająca zawarcie umowy na odległość – jest to forma elektroniczna. Do jej zachowania wystarcza z kolei złożenie oświadczenia w formie elektronicznej i opatrzeniem go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który stanowi narzędzie identyfikacji do potwierdzenia tożsamości. Pamiętać należy, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.

Forma aktu notarialnego

Oczywiście nie możemy zapominać o formie aktu notarialnego oraz formie z podpisem notarialnie poświadczonym jakie wymagane są przez przepisy w odniesieniu do wybranych czynności np. sprzedaż prawa własności nieruchomości czy odpowiednio sprzedaż własności udziałów w spółce. Faktycznie w okresie pandemii dokonanie takich czynności może być utrudnione, choć nie niemożliwe. Część kancelarii notarialnych bardzo ograniczyła swoją działalność. Wielu jednak notariuszy tak zorganizowało prace swoich kancelarii, aby czynności notarialne mogły być nadal podejmowane. Warto wobec tego, zanim w ogóle zrezygnujemy z zawarcia umowy lub zaplanujemy przełożenie jej na późniejszy czas, zasięgnąć informacji czy aby na pewno jej zawarcie nie jest możliwe.

Pandemia nie paraliżuje naszych planów

Forma w jakiej ma zostać dokonana czynność zależy oczywiście od indywidualnego przypadku i możliwości jakimi dysponujemy. Przykładowo nie każdy musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak mimo panującej pandemii wirusa nie musimy z góry rezygnować ze swoich planów dotyczących zawarcia umowy. Zawsze warto zastanowić się czy nie udałoby się zawrzeć jej na odległość.

Ciekawym przykładem tego, jak rynek dostosowuje się do istniejącej sytuacji może być zmiana sposobu zawierania umów rezerwacyjnych przez deweloperów. Umowa taka, stanowi formę wstępnej gwarancji i pierwszy, ważny krok do zakupu mieszkania. Dotychczas w celu jej zawarcia konieczne było spotkanie w biurze sprzedaży i najczęściej podpis obu stron na dokumencie, złożony w tym samym czasie. Niektórzy deweloperzy, wobec dynamicznie rozwijającej się sytuacji spowodowanej pandemią, zrezygnowali jednak z tej procedury i wprowadzili możliwość zawarcia umowy rezerwacyjnej na odległość, przy wykorzystaniu np. technologii biometrii czy e-podpisu.

Moim zdaniem nie należy zawieszać planów zawarcia, a tym bardziej zmiany warunków  umów, ich wypowiedzenia czy rozwiązania w okresie epidemii. Jeśli tylko jest taka potrzeba to warto rozważyć czy można dokonać danej czynności w sposób zdalny.